LOSVIKA OY TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ
- Yleistä
Kyseinen tietosuojakäytäntö soveltuu kaikkiin Losvika Ab:n käsiteltävissä ja vastuulla oleviin henkilötietoihin.
Tietosuojakäytönnön tarkoituksena on varmistaa kaikkien Losvika Ab:n käsiteltävissä olevien henkilötietojen olevan EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) (2016/679) sekä kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisia. - Henkilötietovastaava
Losvika Ab (jatkossa Losvika)
Itäinen Jokitie 217
66900 Uusikaarlepyy
Suomi - Sanasto – selitys
Rekisterinpitäjä – Losvika
Rekisteröity – Henkilö jonka tiedot ovat Losvika rekisterissä, tässä: Asiakas
Henkilötieto – Tiedot joista voidaan henkilö tunnistaa
Potilas – Eläin - Losvikalla käsiteltävät henkilötiedot
Losvikalla käsitellään henkilötietoja kahdessa tarkoituksessa: asiakasrekisterin ylläpitäminen Losvikan eläinklinikoissa sekä tilauksien käsitteleminen Losvikan verkkokaupassa.
LOSVIKAN ELÄINKLINIKAT
a) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen Losvikan ja asiakkaan välillä. Henkilötiedot ja potilastiedot (mukaan lukien tiedot suoritetuista hoitotoimenpiteistä ym.) tallennetaan, jotta yhteydenpito potilaan hoidossa olisi mahdollista sekä jotta velvollisuudet voitaisiin täyttää koskien lääkeaineiden käyttöä laissa eläinten lääkitsemisestä (387/2014).
b) Oikeudellinen perusta henkilötietojen käsittelylle
Losvikan eläinklinikoilla on kaksi oikeusperustetta henkilötietojen käsittelylle; oikeutettu etu (GDPR 6.1.f artikla) joka perustuu Losvikan asiakassuhteeseen sekä lakisääteinen velvoite (GDPR 6.1.c artikla) dokumentoida lääkeaineiden käyttöä.
c) Henkilötietojen kategoriat sekä tietojen talletusaika
Kaikki henkilötiedot Losvikalla käsitellään ja varastoidaan yhdessä asiakasrekisterissä. Asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot:
– Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja mahdollinen vakuutusyhtiö sekä vakuutusnumero
– Käyntihistoria ja muu yhteydenpito, esim. tietoa mistä on keskusteltu puhelimitse sekä sähköpostitse
Lääkeaineiden dokumentoinnin toteutuksen vuoksi tallennetaan potilaan tiedot, lääketieteelliset toimenpiteet, ym. asiakkaan nimellä asiakasrekisteriin.
Henkilötiedot varastoidaan aktiivisessa asiakasrekisterissä kunnes kaikki henkilön nimellä rekisteröidyt eläimet ovat kuolleet. Tämän jälkeen asiakkaan henkilötiedot siirretään arkivoituun asiakasrekisteriin jossa tiedot varastoidaan voimassa olevan lain mukaisesti. Voimassa oleva oikeus joka vaikuttaa talletusaikaan on kirjanpitolaki sekä laki eläinten lääkitsemisestä.
d) Tietolähteet
Rekisteritiedot on saatu rekisteröidyltä.
Perusteet tietojen pyytämiselle rekisteröidyltä on se, että tiedot ovat välttämättömiä Losvikan oikeudellisten velvoitteiden – lääkeaineiden käytön dokumentointi sekä laillinen intressi pitää asiakasreikisteriä – täyttämiseksi. Mikäli rekisteröity ei luovuta välttämättömiä henkilötietoja, Losvika ei ota potilasta hoidettavakseen.
e) Käytössä oleva IT-järjestelmä tietojen käsittelyssä
Kaikki henkilötiedot tallennetaan Suomalaisessa IT-järjestelmässä Provet, joka toimii asiakasrekisterinä lääketieteellisten toimenpiteiden dokumentoinnissa, laskutuksessa, myynnissä, ajanvarauksessa ja kirjanpidossa.
Seger Marketing Ab Oy – Losvikan kotisivujen toimittaja ja ylläpitäjä
f) Henkilötietojen luovutus ja siirto
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Hankkijat joille Losvika luovuttaa henkilötietoja:
– Laboratoriopalvelut: Vetlab, Patovet, Idexx, ELTDKY, Berner, LABOKLIN, Movet
– Muut palvelut: Tähtipöly, OK perintä
Henkilötietoja luovutetaan vakuutusyhtiöille sekä laskutuspalveluille asiakkaan pyynnöstä, tämä perustuu asiakassuhteeseen asiakkaan ja palvelijan välillä. Losvika ei täten omasta aloitteestaan luovuta tietoja vakuutusyhtiöille.
LOSVIKA EQUESTRIAN STORE
a) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen asiakkaan ja Losvikan välillä.
b) Oikeudellinen perusta henkilötietojen käsittelylle
Oikeutettu etu (GDPR 6.1.f artikla).
c) Henkilötietojen kategoriat sekä tietojen talletusaika
Henkilötiedot käsitellään asiakasrekisterissä joka sisältää seuraavat tiedot:
– Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Henkilötiedot tallennetaan viideksi vuodeksi viimeisimmän oston jälkeiselle ajalle.
d) Tietolähteet
Rekisteritiedot on saatu rekisteröidyltä.
Perusteet tietojen pyytämiselle rekisteröidyltä on se, että tiedot ovat välttämättömiä tilausten käsittelylle. Mikäli rekisteröity ei luovuta välttämättömiä henkilötietoja, ei asiakas voi tilata tuotteita Losvikan verkkokaupasta.
e) Käytössä oleva IT-järjestelmä tietojen käsittelyssä
Creamarketing Oy Ab – Losvika Equestrian Store kotisivun toimittaja ja ylläpitäjä.
f) Henkilötietojen luovutus ja siirto
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötiedot käsitellään verkkokaupan asiakasrekisterissä, jonka toimittaa ja ylläpitää Creamarketing Oy Ab. Henkilötietoja ei luovuteta edelleen.
5. Henkilötietojen käsittelyprosessi ja periatteet
Henkilötietojen käsittely Losvikalla tapahtuu GDPR:n 5. artiklan periaatteiden mukaisesti. Henkilötietojen tietosuoja otetaan huomioon koko käsittelyajan. Uusien palveluiden, prosessien tai järjestelmien hankinnassa arvioidaan miten tietosuoja voidaan varmistaa. Losvika Ab:lla huomioidaan mahdolliset riskit henkilötietojen käsittelyssä, jotta todennäköisyys tietoturvaloukkaukselle voidaan rajoittaa.
6. Evästeiden käyttö
Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden käyttökohteet ovat analytiikan, markkinoinnin ja viestinnän tehostaminen.
Losvika Equestrian Store käyttää evästeitä hallinnoimaan ostoskorin tuotteita, sisäänkirjautumista ”omille sivuille” ja jotta kertanäyttö toiminnot näkyvät oikeille käyttäjille. Sisäänkirjautumistiedot säästyvät istuntokohtaiseen evästeeseen ja vanhenevat kun suljet internet-selaimesi. Kaupan evästeitä hallinnoi toimittaja.
7. Tietosuojan varmistaminen ja ongelmatapahtumien käsittely
Losvikan henkilökunnalla on perusteellinen tietotaso tietosuojakäytännöstä, jotta voidaan varmistaa, että henkilötietojen käsittely Losvikalla tapahtuu tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Losvika sitoutuu ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista vastaavalle viranomaiselle 72 tunnin sisällä tapauksen tapahduttua tai tultua ilmi. Mikäli tapahtuma on vakava/laaja yksittäiselle rekisteröidylle, ilmoitetaan tapahtumasta hänelle kohtuullisen ajan sisällä.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Losvikalla henkilötiedot käsitellään oikeutettujen etujen perusteella, joka seuraa siitä, että rekisteröity solmii asiakassuhteen Losvikan kanssa, joko asiakkaana eläinklinikalla tai asiakkaana Losvikan verkkokaupassa, tai lakisääteisestä velvoitteesta dokumentoida lääkeaineen käyttöä eläinten lääkitsemisestä annetun lain 72 §:n mukaisesti.
Alla on luettelo oikeuksista, jotka rekisteröidyllä on Losvikan soveltamien käsittelyperusteiden mukaisesti:
– Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa käsitteleekö Losvika hänen henkilötietojaan ja miten näitä käsitellään.
– Rekisteröidyllä on oikeus virheellisten tietojen oikaisuun sekä vaadittaessa tietojen käsittelyn rajoittamiseen siksi ajaksi, kunnes Losvika on tarkistanut tietojen paikkansapitävyyden.
– Rekisteröidyllä on oikeus esittää väitteitä koskien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, mikäli syitä on jotka perustuu hänen yksittäiseen tapaukseen.
– Rekisteröidyllä on oikeus saattaa reklamaatio Tietosuojavaltuutetun toimistolle (www.tietosuoja.fi)
Mikäli rekisteröity haluaa käyttää oikeuksiaan, voi hän olla yhteydessä Losvikaan sähköpostitse osoitteessa info@losvika.com ja selittää mitä oikeuksia hän haluaa käyttää. Seuraavat toimenpiteet harkitaan tämän perusteella.
(Päivitetty 2.9.2020)
